Cómo cuidar la salud de tus colaboradores, asegurar una buena productividad en tus equipos y hacerle frente a los obstáculos económicos que esta pandemia representa.
En menos de ocho semanas hemos escuchado, hora tras hora, cómo el virus COVID-19 se ha esparcido de manera exponencial desde China, Italia, España, Reino Unido, Estados Unidos, y más recientemente, México y Colombia.
Con el aumento de la ansiedad, la incertidumbre y la preocupación por los riesgos personales y económicos, las empresas se ven obligadas a tomar medidas de contingencia. Aquellas que no cuentan con un plan de acción corren el riesgo de cerrar sus puertas permanentemente, resultando en pérdidas millonarias y un decremento económico aún mayor.
Para enfrentar esta epidemia de forma efectiva, existen patrones comunes en el trabajo, dinámica de equipos y formas de comunicación que deben adaptarse de manera consistente hacia el trabajo virtual, a la medida en la que el modelo de las empresas lo permitan.
Nosotros, en Julius, tenemos meses migrando algunos elementos del equipo a esta modalidad, y a través de varios intentos de prueba y error, hemos aprendido los siguientes puntos clave:
Digitalizar el trabajo es más simple de lo que parece
Con cada cambio es normal ver una resistencia natural por parte de líderes que no están familiarizados con esta modalidad así como la de algunos colaboradores que necesitan ajustar la forma de trabajo, tal como preguntas como: ¿y cómo voy a saber que están trabajando? ¿cómo le hago si mi cliente tiene una urgencia si no tengo a mi equipo de forma presencial? ¿cómo nos coordinamos entre áreas? ¿cómo voy a saber que me enviará el reporte y responderá a tiempo?
Todas las inquietudes son válidas y deben atenderse balanceando la aplicación de tecnología, controles clave, y una comunicación efectiva, constante e incluyente.
Para asegurar una comunicación transparente recomendamos utilizar herramientas como :
- Google Hangouts - Para mensajes inmediatos entre personas y equipos. Puedes hacer grupos por tema o equipo (a manera de chat).
- Google Meet - Para sesiones de 2 a 8 personas en las cuales se tocarán temas de mayor seguimiento. Google Meet se conecta nativamente con Google Calendar, así que podrás tener una calendarización de tus prioridades y juntas del día.
- Discord - Te permite generar tu propio servidor para mantener todas las conversaciones (voz + video ) organizadas tal cual lo tendrías en tu oficina. Esta herramienta es recomendable si los temas abordados a diario son de gran sensibilidad y tu empresa desea tener filtros extra de seguridad.
- Zoom - Para juntas o conferencias en las cuales requerirán utilizar una pizarra, puede funcionar para sesiones de brainstorm, talleres, o capacitaciones.
Con estas herramientas podrás reemplazar la conversación de pasillo, y todas tus juntas generales o de equipos.
Mindset en los equipos de trabajo; disciplina en procesos, flexibilidad en las formas y presencia digital
Para tener éxito en la migración del trabajo virtualizado, es esencial gestionar primero el mindset de tus equipos, eliminando el pensamiento de que home office es igual a vacaciones.
En el trabajo, los mejores equipos son aquellos en los que cada miembro se siente tomado en cuenta, y aunque es natural que algunas personas se lleven mejor que otras entre sí, es importante frecuentar a todos los miembros por igual para que nadie se quede atrás en comunicar sus propuestas, alguna idea de mejora, o inclusive levantar la mano cuando existe algún problema.
Recomendamos a los líderes de células de trabajo los siguientes puntos:
Hacer un check-in diario al inicio del día con los miembros de sus equipos (tal cual lo harían en la oficina al saludar cada día).
- Cerrar el día con una sesión virtual de 5-10 minutos para conclusión de pendientes y actividades para el día siguiente.
- Ejecutar juntas de no más de 45 minutos, y dar un buffer de mínimo 10 minutos entre cada sesión.
- Recordar los objetivos de cada junta al inicio de las mismas,los roles de cada asistente, las expectativas y acuerdos.
- Enviar los acuerdos de cada junta por correo o la herramienta que utilicen para gestionar sus proyectos. Deben asegurarse de que todas las personas involucradas los reciben.
A través de estas sugerencias esperamos que más empresas puedan enfrentar el entorno de incertidumbre que el COVID-19 está generando tanto en América Latina como en otras regiones.
